Sauvegarder ses données – Lorsqu’il s’agit de sauvegarder ses données, qu’elles soient personnelles ou profesionnelles, il existe de nombreuses possibilités. Dans le cadre d’une société et d’une activité professionnelle, il s’agit donc dans un premier temps de classer vos informations par niveaux :
- Niveau 1 : informations publiques : documentation technique, textes de loi, vidéos et toutes autres notices ou documents d’usage qui peuvent être retrouvés facilement sur internet. Ces documents ne nécessitent pas de protection particulière, mais un espace de stockage parfois important et un accès facile. Dans ce cas, une simple sauvegarde sur disque externe, ou un stockage en ligne sur le Cloud suffira.
- Niveau 2 : Informations importantes : les fichiers clients, études et rapport privés, factures, base de données… Un hébergement sécurisé à gestion d’accès sera nécessaire
- Niveau 3 : Informations confidentielles et à valeur probante: Concerne tous les documents qui peuvent être utilisés dans un cadre juridique et dont l’intégrité doit être garantie.(brevets, documents comptables, contrats commerciaux…). Deux outils sont alors conseillés : le coffre-fort numérique et le SAE (Système d’archivage numérique).
Sauvegarder ses données : le coffre-fort électronique
Le coffre-fort numérique s’adresse aux entreprises ou aux organisations qui souhaitent compléter le niveau élevé de sécurité de la solution GED (gestion électronique des documents) par un archivage à valeur probante.
La finalité d’un archivage à valeur probante est de conserver et de restituer des informations fidèles pour convaincre un tiers une autorité ou un auditeur en cas de contrôle ou de contestation. Cette solution est soumise à des normes strictes de confidentialité et de sécurité
Un système d’archivage électronique
Le SAE est le système le plus complet au niveau des fonctions proposées, du niveau de protection et de la souplesse d’adaptation à une gestion documentaire existant. Ce système informatique allie à la fois logiciel de gestion éditique et solution d’archivage numérique. Il permet de gérer chaque étape de la vie d’un document (versement, accès, conservation, destruction…) de façon totalement sécurisée avec une gestion d’accès utilisateurs. Vous trouverez le détail de toutes ces fonctions sur cette page : https://www.archivage-numerique.fr/sae
Faire les bons choix dès le départ
Avant de choisir la ou les solutions les plus adaptées, il est conseillé de pratiquer un petit audit interne aussi bien sur votre politique de sécurité de l’information que sur votre gestion documentaire. De nombreux article offrent des éclairages sur le sujet comme par exemple cet article du Figaro sur le coffre-fort numérique dédié aux particuliers.
Passer au numérique offre beaucoup d’avantages, et un gain de temps considérable, mais il nécessite au préalable de numériser ou faire numériser par un prestataire extérieur vos archives papier. Il faut ensuite les classer et associer des mots-clés à chaque fichier. Une fois cette étape franchie, vous pouvez passer à la transformation digitale de votre entreprise et la sauvegarde de vos données.
Il est conseillé également de se faire aider par un professionnel de l’archivage numérique pendant cette période de transition et pour l’intégration de l’outil sélectionné